Cierre de caja y arqueo en el TPV de Odoo 19, paso a paso

El arqueo es la parte del día que nadie quiere hacer con prisa: contar billetes, restar el fondo, comparar con lo vendido y explicar por qué faltan cinco euros. Odoo 19 lo resuelve en una sola ventana, y lo que escribes en ella acaba en contabilidad sin que nadie teclee un asiento. Por eso conviene saber qué hace exactamente cada botón.

Vocabulario: lo que se dice en la tienda y lo que dice Odoo

Qué pasa en contabilidad

Durante el día, los tickets no generan asientos. El asiento nace al cerrar la sesión, en el diario de pedidos del TPV, y agrupa todas las ventas no facturadas.

Un ejemplo con cifras inventadas para seguir los importes: fondo de 150 €, ventas de 2.060 € con IVA del 21 % (820 € en efectivo y 1.240 € con tarjeta), una retirada de 200 € para ingresar en el banco y 765 € contados al cierre.

Lo esperado en el cajón es 150 + 820 − 200 = 770 €. Faltan 5 €.

Detalles que salen del código y de la plantilla española:

• La 4301 es la cuenta a cobrar que la localización asigna al TPV. Hace de puente: se carga con las ventas y se abona con los cobros, y queda a cero si todo se ha cobrado. Un método de pago puede usar otra si rellenas su Cuenta intermedia.
• La línea del descuadre lleva el texto Diferencia de efectivo observada durante el recuento (pérdida) - cierre, o (ganancia) si sobra dinero. Búscala así en el diario de caja.
• Las ventas se agrupan por cuenta de ingresos e impuesto. Si quieres una línea por producto en el asiento, activa Asiento de cierre por producto en la sección Contabilidad de los ajustes del TPV.
• Los pedidos que se facturaron en el mostrador no entran en el bloque de ventas del asiento: su ingreso está en la factura.
• El IVA de los tickets llega al modelo 303 por el mismo camino que el de las facturas, porque el asiento de la sesión lleva los impuestos con sus etiquetas de casilla.

Dónde revisar los cierres

• Punto de venta, Pedidos, Sesiones: una línea por sesión, con quién la abrió (Abierta por), fechas y estado (En proceso, Control de cierre, Cerrado y registrado). Dentro de cada sesión, el historial guarda las diferencias de apertura y de cierre, y el botón Pedidos lista los tickets.
• Punto de venta, Informes, Informe de la sesión y Detalles de ventas: los informes imprimibles.
• En la tarjeta del TPV, el menú de los tres puntos tiene accesos a Sesiones y Pedidos filtrados para esa caja.

Lo que la norma española añade al mostrador

El límite de pagos en efectivo. El artículo 7 de la Ley 7/2012 prohíbe pagar en efectivo operaciones de 1.000 euros o más cuando alguna de las partes actúa como empresario o profesional (10.000 euros si el pagador es un particular sin domicilio fiscal en España). El TPV de Odoo no lo comprueba: en el código de point_of_sale y de los módulos españoles del TPV no hay ninguna validación de ese importe. Es una regla que tiene que conocer quien cobra.

Ticket o factura. Un ticket del TPV es una factura simplificada, con su límite de 400 € o 3.000 €. Con Veri*Factu activado, un pedido que lo supere y no se facture se bloquea con El pedido debe ser facturado, ya que su importe total supera los 400 €. Cómo cambiar ese importe está en Factura simplificada en Odoo 19.

Veri*Factu no espera al cierre. Según la documentación de Odoo 19, el registro de Veri*Factu se genera cuando el pedido se paga y, si en ese momento se emite factura, el registro es el de la factura. El cierre de caja no envía nada a la AEAT. La configuración está en Configurar Veri*Factu en Odoo 19 y los mensajes del mostrador, en Errores de Veri*Factu.

No se factura el día entero de golpe. Con Veri*Factu activado, Odoo no permite agrupar varios pedidos del TPV en una sola factura: With Veri*Factu enabled, POS orders cannot be consolidated into one invoice. (el mensaje no tiene traducción en la rama 19.0).

Resultado

• Cada caja tiene su método de efectivo, su diario y sus cuentas de descuadre.
• El cajero abre con el fondo real, anota retiradas e ingresos y cierra contando.
• Cada sesión deja un asiento de ventas, los cobros por método y, si lo hay, el descuadre en la 678 o la 778.
• Los descuadres grandes necesitan a un administrador.

Errores frecuentes

• No puede cerrar el TPV si aún hay pedidos en borrador para este día. (You cannot close the POS while there are still draft orders for the day.) Hay pedidos sin cobrar. Cóbralos o elimínalos desde Pedidos, en la cabecera del TPV, y vuelve a cerrar.
• Diríjase al diario … y define una cuenta de pérdidas. Esta cuenta se utilizará para registrar la diferencia en efectivo. (Please go on the … journal and define a Loss Account…) El diario de caja no tiene Cuenta de pérdidas. Con un sobrante, el mensaje equivalente pide la cuenta de ganancias. Rellénalas como en el paso 1.
• La sesión ya está cerrada. Otro usuario cerró la sesión mientras el TPV seguía vendiendo. Odoo guarda esas ventas en una sesión de rescate, que se revisa y se contabiliza desde el tablero del Punto de venta.
• Hay una diferencia entre los importes a registrar y los importes de los pedidos, probablemente se deba a los impuestos o a los cambios de configuraciones contables. El asiento de la sesión no cuadra, casi siempre porque alguien cambió un impuesto o una cuenta con la sesión abierta. Odoo ofrece Forzar el cierre de sesión, que lleva la diferencia a una línea aparte. Antes de forzar, que contabilidad mire qué se cambió.
• No puede crear una sesión que inicie antes del … La fecha cae en un periodo con fecha de bloqueo. Revisa los bloqueos antes de abrir caja.
• El arqueo nunca cuadra por la misma cantidad. Suele ser una retirada de efectivo que no se anotó con Entrada/salida de efectivo, o un fondo de apertura aceptado sin contar.